Teorie a praxe manuálního plánování v MS Project

Jak správně využít režim uživatelem řízeného plánování při řízení projektu?

Jednou z klíčových inovací MS Project 2010 je koncept uživatelem řízeného plánování. Tento koncept nabízí možnost provést základní zaplánování projektu bez zohlednění veškerých kalkulací a kontrol, které jsou v aplikaci obsaženy. Nemusíte se tak trápit správností zadaných dat, aplikace snese vše. Tento koncept však zpravidla využijete pouze v raných fázích projektu, kdy stačí si projekt spíše nakreslit a nekomplikovat si život nastavenými pravidly.
Na druhou stranu při realizaci samotného projektu už automatický přepočet projektu potřebovat budete, jinak byste harmonogram museli přepracovávat celý při jakékoliv změně projektu. Dostáváte se tak do situace, kdy nejvýhodnějším způsobem přípravy projektu je kombinace obou módů plánování, resp. jejich přepnutí v průběhu životního cyklu projektu. O tom, jak přepnutí provést správně se dočtete dále.

Dokdy použít režim manuálního plánování?

Je výchozím režimem plánování úkolů.  Jeho použití je vhodné při počátečním návrhu projektu, kde si snadno navrhnete základní plán projektu s ohledem na vstupní data, která máte k dispozici, kdy neznáte kompletní informace o úkolech – chybí znalost konkrétních aktivit. Pro definici úkolu vám stačí znát jediný parametr  - název úkolu, doba trvání, datum zahájení nebo datum dokončení. Zároveň můžete do všech polí zadat jakékoliv hodnoty (tedy např. i do polí jako doba trvání, která má jinak na sobě kontrolu formátu zadaných hodnot). Pomocí manuálního režimu si tedy připravíte koncept projektu, který postupem času zpřesňujete, až se z konceptu stane konkrétní plán.

Odkdy použít režim automatického plánování?

Pokud již větší podrobnosti projektu znáte a určité fáze projektu se konkretizují, pak dává smysl přepnout režim úkolů na automatické plánování. V tomto režimu veškeré výpočty a úpravy závislostí jednotlivých úkolů udělá MS Project za vás. Data souhrnného úkolu jsou vypočtena s ohledem na dílčí úkoly, úkoly jsou upraveny dle dostupností zdrojů atp. Sledování / řízení projektu je díky automatickým rekalkulacím údajů snazší, protože aplikace sama propočte, jak změna konkrétního parametru u konkrétního úkolu ovlivní celý projekt.
O základní funkcionalitě manuálního / automatického režimu se můžete dočíst na: http://office.microsoft.com/cs-cz/project-help/rezim-ukolu-pole-ukolu-HA010371088.aspx.

Jak přepnout manuální režim do automatického?

Přepnutí mezi režimy plánování není tak snadné, jak sen a první pohled může zdát. Když si totiž v MS Project označíte manuálně plánované úkoly a přepnete mód plánování, velmi často nebudete s výsledkem spokojeni (plán se může významně změnit). Na základě vlastních praktických zkušeností jsme vypracovali následující postup:

1. Abyste věděli, jak přesně byl projekt naplánován v manuálním módu, je nutné nastavit směrný plán a zobrazit jej v Ganttově diagramu.
2. Aby se vám manuálně zaplánované úkoly výrazně nepřesouvaly (pokud úkol nemá definovaného předchůdce, pak se při přepnutí do automatického režimu vypočte jeho datum zahájení jako datum zahájení celého projektu),  proveďte následující: V pásu karet poklepejte na Soubor, vyberte Možnosti, zvolte Plán.  V sekci Možnosti plánování pro tento projekt zaškrtněte Při změně na režim automatického plánování ponechat úkol na nejbližším pracovním dni. Tím zajistíte, že se úkoly po přepnutí posunou max na nejbližší pracovní den a to i v případě, že nemají definované předchůdce.
3. Následně můžete přepnout režim manuální do režimu automatického plánování. Označte úkoly, u kterých požadujete automatické plánování. Na kartě Úkol poklepejte na ikonu Naplánovat automaticky. Nyní, se zadaný úkol nepřesune automaticky na začátek projektu, což je zřetelně vidět v Ganttově diagramu.