Project 2010 – funkce integrace Microsoft Exchange

Funkce Integrace Exchange poskytuje možnost členům projektového týmu prohlížet, aktualizovat, mazat a reportovat stav svých úkolů v MS Outlook, nebo v jakékoliv jiné aplikaci/rozhraní, která je schopna synchronizace úkolů z MS Exchange Server.

Tato funkce nahrazuje Project 2007 Outlook add-in a umožňuje bez nutnosti instalovat doplněk na počítač každého člena týmu (jak tomu bylo v minulosti) vykazovat plnění úkolů v MS Outlook.
Pokud jste zvyklí pracovat s běžnými úkoly v Outlooku, může jejich využití snadno rozšířit o položky, které jsou synchronizovány mezi poštovním serverem a MS Project Server a získat tak ucelený seznam práce integrující projektové i neprojektové úkoly. Mezi další možnosti této integrace patří:

• Uživatelé používají aplikaci, kterou dobře znají. Není třaba je školit na ovládání Project Web App. Aktualizace, a hlášení dokončení úkolů je realizováno výhradně v MS Outlook.
• Uživatelé mohou vykazovat čas i bez připojení k MS Project server, tedy například i tehdy, když jsou na cestách – opětovné připojení k serveru Exchange spustí synchronizaci hodnot na projektový server.
• Úkoly z MS Project server jsou pro vyšší přehlednost synchronizovány do složek, které jsou pojmenovány podle názvu projektu, do kterého úkol patří.
• Vykazování práce je možno realizovat i v prostředí Outlook Web App – tzn i prostřednictvím tenkého klienta.

Na druhou stranu integrace vykazuje následující limitace:

• Není možno volby typu položek v MS Outlook, kam se mají zadání z MS Project server integrovat (dnes pouze úkoly, v minulosti bylo možné integrovat do kalendáře).
• Není možno vykazovat časově uspořádaná data (tedy aktualizovat plnění pomocí časového rozvrhu).
• Nelze aktualizovat vlastní pole publikovaná k úkolům na MS Project server (tento bod lze realizovat pouze dovývojem formuláře úkolu MS Outlook).
• Vyžadovaná konfigurace MS Exchange serveru může blokovat nasazení v případě hostovaného řešení (např. Office 365 apod.).

Jak integrace funguje - podrobněji

Poté, co publikujete projektový plán, se jednotlivé dílčí úkoly zobrazí ve složce Moje úkoly v rozhraní Project Web App. Při zapnuté synchronizaci s MS Exchange server jsou úkoly automaticky přeneseny do seznamů v MS Outlook a Outlook Web App. Kromě aktualizace vlastností úkolu, lze vytvářet nové úkoly v příslušné složce projektu nebo úkol odstranit. Obě tyto akce procházejí schvalovacím procesem, tak jako kdyby tyto úkoly byly vytvořeny nebo odstraněny z PWA.

Přiřazeným úkolům pak aktualizujete v prostředí MS Outlook stav pomocí standardních polí (procento dokončení, odvedenou / zbývající práci atd.). Po provedení úprav jsou úkoly synchronizovány do databáze Project Server a vedoucí projektu dostanou žádost o schválení. Dále se již aktualizace chovají standardně. Po následném otevření plánu projektu uvidí vedoucí projektu aktualizované úkoly.
O správné konfiguraci Exchange serveru se dozvíte více v článku Nastavení propojení MS Project server a MS Exchange.