Jak správně využívat nástroje pro projektové řízení?
Řízení projektů se bez nástrojů neobejde. Zejména v poslední době, kdy realita tlačí organizace k realizaci většího množství projektů v kratším čase a s nižšími náklady. Co při výběru podpůrných nástrojů zvážit?
Jaký nástroj zvolit?
Míra zapojení podpůrných nástrojů by měla odpovídat rozměru projektového řízení v organizaci. Pokud realizujeme několik ad hoc projektů, nemá smysl lámat si s výběrem hlavu. Vystačíme si se standardními projektovými aplikacemi, které pomohou sestavit plán, umožní zadat aktuální stav a na základě srovnání skutečnosti s plánem zajistí i potřebnou analýzu.
Naproti tomu v situaci, kdy práce na projektech představuje stěžejní náplň činnosti, bude třeba uvažovat o silnějším kalibru. Nástroje musí podporovat už samotnou iniciaci projektu – tedy zachytit záměr projektu prostřednictvím formulářů, dále zpřesnit stanovování priority projektů, optimalizovat skladbu projektového portfolia a po sestavení plánů projektů zautomatizovat evidenci vykázané práce.
Plán projektu v MS Project
Celý životní cyklus projektu je pak řízen pracovním postupem, který posouvá v projektu jednotlivými fázemi přesně dle pravidel stanovených směrnicemi organizace. Veškerá projektová data jsou pak vstupem pro standardizovaný reporting, který v praxi pokrývá nejen projektové portfolio, ale může být i součástí řešení Business Intelligence celé organizace.
Příkladem aplikace pro občasné projekty může být Microsoft Project 2010, pokročilejší řešení bývají zpravidla realizována na bázi Microsoft Project Server 2010.
Kdo a jak bude nástroj používat?
U každého nově nasazovaného nástroje by nemělo dojít k podcenění jeho dimenzování na jednotlivé role v organizaci. Základní filozofií je nabídnout sofistikované funkce pouze těm, kdo je potřebují, u ostatních se zaměřit především na jednoduchost přístupu k projektovým datům. Jinak totiž hrozí, že se celé řešení ocitne na slepé koleji.
Zatímco tedy vedoucí projektů logicky využijí například snazší vyrovnávání zdrojů nebo jednodušší a flexibilnější režim plánování projektu, členové týmu ocení zejména snadné zadávání dat prostřednictvím jednoduchého a srozumitelného uživatelské rozhraní, sjednocené vykazování projektové i neprojektové práce (časové rozvrhy) a podobně.
Jak nástroj integrovat s ostatními systémy?
Každá – byť dobře míněná – snaha o standardizaci má nebezpečného protivníka: duplicitní zadávání dat. Aby se projektové nástroje neocitly v izolaci, je třeba řešit jejich napojení jak na datové zdroje organizace, tak i na využívané aplikace. S pomocí vhodného rozhraní je možné s provozními systémy obousměrně synchronizovat například data o pracovnících, důležité termíny zakázek nebo vykázanou práci pro fakturaci. Z hlediska aplikační integrace stojí za zmínku také propojení vykazování práce s úkoly v e-mailovém klientovi.
Co to přinese?
Výběr a implementace vhodných projektových nástrojů má pro organizaci řadu přínosů, mezi které patří například standardizace řídících procesů vedoucí k většímu množství realizovaných projektů, objektivní rozhodování na základě přesných a dostupných informací i spokojenost ze strany koncových uživatelů s rozhraním nástroje.