Zohlednění absencí v pracovním času zdrojů na projektovém serveru

Pro správnou funkci Project Serveru je nezbytným předpokladem správně aktualizovaný seznam zdrojů, včetně veškerých „plánovatelných“ výpadků z docházky. Jakákoliv předvídatelná nepřítomnost zaměstnance, který je lidským zdrojem (nemoc, dovolená, dlouhodobé školení apod.), vyžaduje aktualizaci kalendářů jednotlivých zdrojů.

Při větším počtu lidských zdrojů se může stát aktualizace nepřítomností pracnou záležitostí, má-li se provádět ručně. Zápis plánovaných nepřítomností do kalendáře je krokem po realizaci workflow podporujícího žádost, schválení a předání podkladů do ostatních systémů (mzdy, intranet pro informovanost zaměstnanců apod.). Protože jednou ze součástí instalace Microsoft Project Serveru 2010 je SharePoint, lze celý proces od žádosti přes schválení a předání informací o schválené dovolené do spolupracujících systémů efektivně řešit pomocí kalendáře, který je součástí SharePoint.

Abychom ulehčili práci správcům zdrojů, nabízíme vlastní řešení pomocí tzv. Vacation Connectoru. Tento plugin odstraňuje ruční aktualizaci dat kalendářů zdrojů. Vacation Connector plugin zajišťuje „přepis“ dat z kalendáře SharePoint do dat kalendářů MS Project Serveru. Synchronizuje data absencí evidovaných v kalendáři SharePoint s daty o dostupnosti zdroje v kalendáři udržovaném v MS Project Serveru.

Vacation Connector plugin je plně konfigurovatelné řešení, které vám umožní nastavit potřebné chování pluginu podle požadavků organizace.

Konfiguraci provedete ze samostatné stránky, kde definujete:

• Seznam portálu SharePoint obsahující absence
• Typy obsahu seznamu, které jsou používány pro záznam absencí (Dovolená/Nemoc/Tréning)
• Specifikace polí definujících rozsah absence (datum od/datum do)
• Pojmenování stavu schválených absencí (Schváleno/Validováno)
• Specifikace Project serveru (lze specifikovat až 2 instance – testovací a ostrou)

Po instalaci a konfiguraci pluginu Vacation Connector pak vaše zdroje mohou začít zadávat absence do seznamu SharePoint. Veškeré schválené absence jsou pak automaticky synchronizovány do výjimek z pracovního kalendáře každého ze zdrojů.  Absence se poté projeví v odpovídajícím snížení dostupnosti zdroje pro danou časovou periodu. Nastavení synchronizace umožňuje také zohlednit odvolané/upravené absence zdroje.

Nasazení Vacation Connectoru přináší vedle zpřesnění dostupných kapacit na realizaci projektů zejména snížení chybovosti, ke které v praxi dochází při ruční aktualizaci dat kalendářů. V případě, že máte zájem o další informace, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám tento nástroj představíme.